SAPBusinessOne(SAP系统 ) 中财务数据如何导入用友U8财务系统

2018年01月22日

SAPBusinessOne(简称SAPB1 )数据导入到 U8 用友系统
 
一、目的:
 
1. 许多公司使用独立的财务系统,使用 ERP 后还可能使用原来的财务系统,如果 ERP 系统和财务系统
二边均要录入数据,工作量比较大,最佳的方式是把 ERP 中的数据导入到财务系统中,一个月导入一次,这样可以大大节省工作量,提高效率;
2. 需要导出的数据可以在 ERP 中做标记,只有做相应标记的日记账分录才会导出;
3. 从 ERP 中导数据到财务系统中,并不是直接导入,而是导入到 EXCEL 表中,通过整理后再导入到财务系统中,这样可以过滤掉不需要的数据;
 
二、基础工作
 
1.     要从 ERP 中导出数据,并顺利导入到 U8 财务系统中,必须做以下基础工作:
 
1)财务科目的对应,一个 ERP 中的科目必须对应一个 U8 财务系统中的科目。一个 ERP 的科目必 须并且只能对应一个财务系统中的科目,但一个财务系统中的科目可以对应多个 ERP 中的科目。 在 ERP 系统中的科目外部代码中录入相应的财务系统科目编号,如下图所示:
 
 
注 1:如要检查 ERP 中是否有科目没有对应财务中的科目,请运行查询报表查看,路径:工具→查询→查询管理器→财务→没有 U8 编号的科目列表。
 
注 2:查询列表只管有没有对应编号,不管编号是否正确。错误可能存在以下形式:
 
 · 对应的 U8 科目编号在 U8 中不存在,系统导入时会报错
 · 对应的 U8 科目编号在 U8 中存在,但对应错了。导入系统时不会报错,需要特别注意
 
2)业务伙伴的对应,一个 ERP 中的客户或供应商(以后统称为业务伙伴)必须对应一个 U8 财务系统中的业务伙伴。一个 ERP 的业务伙伴必须并且只能对应一个财务系统中的业务伙伴,但一个财务系统中的业务伙伴可以对应多个 ERP 中的业务伙伴。在 ERP 系统中的业务伙伴国税编码中录入相应的财务系统业务伙伴的编码,如下图所示:
 
 
注:如要检查 ERP 中是否有业务伙伴没有对应财务中的业务伙伴,请运行查询报表查看,路径:工 具→查询→查询管理器→财务→没有 U8 编号的业务伙伴列表。

注:查询列表只管有没有对应编号,不管编号是否正确。错误可能存在有以下形式:
 
 · 对应的 U8 业务伙伴编号在 U8 中不存在,系统导入时会报错
 · 对应的 U8 业务伙伴编号在 U8 中存在,但对应错了。导入系统时不会报错,需要特别注意
 
注 1:ERP 中没有个人往来,只有业务伙伴的往来,所有的个人往来需要放在业务伙伴中管理,个人往来科目需要改成供应商往来管理。
 
注 2:为了顺利导入数据,不在 U8 系统中对科目做附加控制,如部门核算,项目核算等。
 
注 3:ERP 中的往来科目不分客户往来和供应商往来,所有的往来科目客户和供应商均可以使用。而U8 中的往来科目是分开的,有客户往来和供应商往来之分。所以,为了能导入到 U8 中,在 ERP 中客户不能用供应商的往来,反之供应商也不能用客户的往来,否则会造成数据无法导入。客户和供应商往来列表如下:
 
三、对 SAPB1 中日记账分录的要求
 
1. U8 财务系统的凭证中必须录入摘要,所以从 ERP 中导出数据时必须有相应的摘要,这个摘要在 ERP系统中叫备注。
2. 系统自动生成的分录系统自动会加备注,手工可以更改。手工生成的分录需要人工录入备注。
 
注:如要检查 ERP 中的分录是否有摘要(备注),请运行查询报表查看,路径:工具→查询→查询管理器→财务→没有摘要的日记账分录清单。
 
四、SAPB1 中导出数据
 
1. 运行导出数据的查询报表,路径:工具→查询→查询管理器→财务→导入 U8 中的数据,只要简单给定开始和结束日期(注:包含开始和结束的日期。如要导入一个月的数据,开始日期选一个月的第一天,结束日期选一个月的最后一天)。
2. 点快捷按钮导出到 EXCEL 表中。
 
注:月底结账的数据不在导出范畴内,建议 ERP 和 U8 二边分别结账。
 
3. 对于导出的 EXCEL 数据需要做如下处理:

1)删除第一列序号列,序号列是在导出时自动生成的,导入时没有用处,必须删除;
2)内容中有任何的“,”必须去掉,由于导入文档是逗号分隔符的 TXT 文本,所以导入文本中的内容均不允许出现逗号;
3)如果数字列中含有“,”数字的千分位分隔符号,则去掉这个分格符;数据的负值一定不要用红色或者加括号显示,而是用正常的“-1234”显示(只要设一下数据单元格的格式)。确定导出的文档中的“摘要”列、“科目”列中每行均有数据,没有空白内容;
4)日期格式必须设为 YYYY-MM-DD 格式,注意分格符必须为“-”;
 
注 1:系统日期格式的设置路径为:控制面板→区域和语言;
 
5)滤掉不要导入的数据分录(滤掉后必须保持借方和贷方相等,建议一整个分录滤掉);
6)把整理好的文档另存为CSV(逗号分隔)的文档;
7)用记事本打开 CSV 文档,去掉业务伙伴代码前的@符号(用替换的方式);
 
注:如果 U8 系统中有 0 开始的编码,不加一个字符 EXCEL 会把 0 自动去掉;
 
8)把文档保存为 TXT 文档,准备导入到 U8 系统。
 
五、导入数据到 U8 中
 
1.     以账套主管的身份登录 U8 的总账工具,如下图所示:
 
 
2.     选择数据源中的文件数据,点 按钮选择要导入的 TXT 数据文档:
 
 
3.     双击“凭证引入”导入数据,系统检查要导入数据,根据检查结果分别提示如下三种情况:
 
第一种情况:数据源中的数据已全部通过检查数据全部通过检查,可以导入。导入后在测试系统中确认导入的凭证是否正常。如果一切正常,则在备份正式系统后,导入到正式的系统中。
 
 
第二种情况:数据源中含有非法的数据
数据部分通过检查,可以导入部分。正式系统强烈不建议导入,因为 U8 系统发现问题不会回滚,导入后较难检查和区别还有多少数据需要导入。对于测试系统则可以导入,导入后根据生成的日志文档检查错误,直到改正掉所有的错误。
 
 
第三种情况:数据文档的格式不对,无法导入数据格式不对,不允许导入。
 
 
4. 全部和部分数据导入后,系统会把原来导入的文档复制一个副本存放(文件名后面加“_1”),原来导入的文档会加上相应的备注,注明是否成功导入,如果没有导入会注明失败的原因。
 
注:强烈建议导入前做系统的备份,并在测试系统中先导入,检查确认正确和成功后再导入到正式的系统中。

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